Zmiany w dokumentacji czasu pracy od 01.01.2019 r. – nowy wzór karty ewidencji i wniosków, wyliczenia, praktyczne wskazówki, warsztaty

Prowadzący: Anna Stokłosa LL.M.

25 marca 2019 r. w godz. 10:00

Miejsce: Rzeszów, Hotel Prezydencki, ul. Podwisłocze 48

W odpowiedzi na zmiany w dokumentowaniu czasu pracy obowiązujące od 01.01.2019 r. szkolenie dostarczy Uczestnikom aktualne wzory dokumentów. Dodatkowo Uczestnicy zweryfikują poprawność dotychczas stosowanych zapisów umowy o pracę, regulaminu pracy i wynagrodzeń. W czasie szkolenia wykorzystane zostaną najnowsze stanowiska Państwowej Inspekcji Pracy, GIODO (PUODO) oraz orzecznictwo Sądu Najwyższego dotyczące czasu pracy. Szkolenie ma wymiar praktyczny: uczestnicy pracują na przykładowych harmonogramach, ewidencji czasu pracy oraz pozostałych wzorach celem omówienia problematyki związanej z planowaniem, rozliczaniem i dokumentowaniem czasu pracy.
I. Karta ewidencji czasu pracy od 01.01.2019 r.
· nowy zakres informacji od 01.01.2019 r. (m.in. jak ustalić godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy, jak oznaczyć tytuł udzielenia dnia wolnego od pracy)
· nowy wzór karty ewidencji czasu pracy od 01.01.2019 r., sposób wypełniania ewidencji – omówienie
· karta ewidencji czasu pracy a lista obecności
· ewidencjonowanie przerw w pracy
· ewidencjonowanie minut pracy
· rodzaj nieobecności w pracy w ewidencji czasu pracy
· kilka rodzajów nieobecności w ciągu dnia pracy
· pracownicy nieobjęci obowiązkiem ewidencjonowania godzin pracy Skutki nieprowadzenia ewidencji
II. Lista obecności według RODO
· obowiązek prowadzenia
· zbiorowa / indywidualna lista obecności a RODO
· lista obecności – treść (wskazanie godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, wskazywanie przyczyn nieobecności w pracy)
· inne sposoby potwierdzania przybycia i obecności w pracy
· potwierdzenie przybycia do pracy a podróż służbowa, urlop na żądanie
· wzór z omówieniem
III. Nowe zasady prowadzenia i przechowywania dokumentacji czasu pracy od 01.01.2019 r.
· okres przechowywania wniosków związanych z czasem pracy (w tym o urlop wypoczynkowy, opiekę nad dzieckiem zdrowym, tzw. urlop okolicznościowy)
· dokumentacja czasu pracy w postaci elektronicznej – wymogi techniczne
IV. Wzory dokumentów obligatoryjnych od 01.01.2019 r.
· wniosek pracownika dotyczący udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych,
· wniosek pracownika dotyczący ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy, w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty
· wniosek pracownika dotyczący stosowania systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 Kodeksu pracy),
· wniosek pracownika dotyczący stosowania weekendowego systemu czasu pracy
· wniosek pracownika dotyczący stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracownika dniami pracy (art. 1401§ 1 Kodeksu pracy),
· wniosek pracownika dotyczący stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy (art. 1401 § 2 Kodeksu pracy),
· dokumenty związane ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy (art. 140 Kodeksu pracy),
· dokumenty związane z uzgodnieniem z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy (art. 1513 Kodeksu pracy),
· dokumenty związane z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy,
zgoda pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy (art. 148 pkt 3 i art. 178 § 2 Kodeksu pracy),
V. Harmonogram czasu pracy
· Zasady tworzenia harmonogramów czasu pracy: czy istnieje prawny obowiązek ustalenia? na jaki okres muszą być tworzone? sposób ogłoszenia harmonogramu. modyfikacja obowiązującego harmonogramu; najczęstsze błędy pracodawców; konsekwencje błędów
o wymiar czasu pracy
o planowanie dni roboczych
o odpoczynek dobowy i doba pracownicza
o odpoczynki tygodniowe (35-godzinne i skrócone 24-godzinne)
o rekompensata skrócenia odpoczynku dobowego i tygodniowego według orzecznictwa SN, kiedy i komu nie trzeba zapewniać odpoczynku dobowego?
o dni wolne od pracy
o co czwarta niedziela wolna od pracy
o nierównomierny rozkład czasu pracy
o harmonogram czasu pracy niepełnoetatowca
o harmonogram czasu pracy pracownika niepełnosprawnego
· Harmonogramy czasu pracy w różnych systemach czasu pracy – przykłady
o harmonogram w systemie podstawowym (8 godzin w czasie podstawowym, nierównomierny rozkład czasu pracy)
o harmonogram w 4-brygadówce
o harmonogram w ruchu ciągłym
o harmonogram w systemie równoważnego czasu pracy do 12 godzin
o harmonogram w systemie równoważnego czasu pracy do 16 godzin
o harmonogram w systemie równoważnego czasu pracy do 24 godzin
o harmonogram w systemie skróconego tygodnia pracy
o harmonogram w systemie weekendowym
o harmonogram w systemie przerywanym
VI. Praca w godzinach nadliczbowych
· Godziny nadliczbowe
o dobowy, tygodniowy, miesięczny i roczny limit godzin nadliczbowych
o wyliczenie godzin nadliczbowych dobowych
o wyliczenie godzin nadliczbowych średniotygodniowych
o pracownik zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy – godziny ponadwymiarowe i nadliczbowe
o ewidencjonowanie pracy w dniu wolnym oraz ewidencjonowanie nieobecności w dniu udzielonym w zamian za pracę w dniu wolnym
o modyfikacja obowiązującego harmonogramu ze względu na pracę w nadgodzinach
· Rozliczenie pracy w godzinach nadliczbowych
o wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych z uwzględnieniem najnowszego orzecznictwa SN
o rozliczenie pracy w godzinach nadliczbowych czasem wolnym – na wniosek pracownika i z inicjatywy pracodawcy, w bieżącym i kolejnym okresie rozliczeniowym
o miarkowanie wynagrodzenia za nadgodziny w sporach sądowych
o bieg terminu przedawnienia wynagrodzenia za nadgodziny wg orzeczeń SN
· Tzw. nienormowany czas pracy
o pracownicy wykonujący pracę w nienormowanym czasie pracy
o rekompensata za pracę poza normalnymi godzinami pracy
o godziny nadliczbowe kadry kierowniczej wg orzeczeń SN
VII. Czas pracy w treści regulaminu pracy
· wzór: prawidłowe zapisy (obligatoryjne i fakultatywne) regulaminu pracy
· Postanowienia obligatoryjne regulaminu pracy w zakresie czasu pracy
o wybór systemu czasu pracy – praktyczne wskazówki
o okres rozliczeniowy – praktyczne wskazówki
o pora nocna (w tym pora nocna kierowców i pracowników młodocianych)
o potwierdzanie obecności w pracy
o warunki przebywania na terenie zakładu w czasie pracy, przed jej rozpoczęciem i po jej zakończeniu
· wyjścia prywatne
· zasady przebywania przez pracowników na terenie zakładu poza godzinami pracy
· usprawiedliwianie nieobecności
o zwolnienie uprawniające do prawa do wynagrodzenia
o zwolnienie, za które pracodawca wystawia zaświadczenie o wysokości utraconego zarobku
o dowody usprawiedliwiające nieobecność pracownika
· Postanowienia fakultatywne regulaminu pracy
o niedziela i święto – określenie godzin
o zmiana kodeksowego rocznego limitu godzin nadliczbowych
o okresy wliczane do czasu pracy, w szczególności przerwy w pracy:
– 15-minutowa przerwa
– dodatkowa przerwa dla pracownika niepełnosprawnego
– przerwa od pracy przed monitorem (czy praca przed laptopem uprawnia do przerwy)
– przerwa na lunch
– przerwa na karmienie dziecka piersią
– przerwy dla pracowników niepełnosprawnych
· praca zmianowa
· wyjścia w celu załatwienia spraw prywatnych
VIII. Obowiązkowe obwieszczenie o czasie pracy w sytuacji braku regulaminu pracy: obligatoryjna i rekomendowana treść, sposób poinformowania pracowników, termin przekazania
· wzór obwieszczenia
· wzór oświadczenia pracownika o zapoznaniu się z obwieszczeniem o czasie pracy
IX. Czas pracy w regulaminie wynagradzania
· wzór: prawidłowe zapisy (obligatoryjne i fakultatywne) regulaminu wynagradzania
o Inne zasady rozliczania nadgodzin
o Ryczałty za noce lub nadgodziny
o Wyższe dodatki nocne
o Dodatki zmianowe i świąteczne
o Zasady rekompensaty dyżurów pełnionych przez pracowników
o Wynagrodzenie za wezwanie do sądu/prokuratury itd.
X. Czas pracy w treści umowy o pracę
· wzór: prawidłowe zapisy umowy o pracę
o Podstawowe elementy umowne dotyczące każdego pracownika
o Limit godzin ponadwymiarowych niepełnoetatowców, którego przekroczenie uprawnia do dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych – czy zapis ma charakter obligatoryjny, przykłady zapisów
XI. Czas pracy na liście płac
· Wynagrodzenie za godziny nadliczbowe
o wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych: jak SN rozumie „normalne wynagrodzenie” z pracę w godzinach nadliczbowych – które premie bierze się pod uwagę?
o dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych: jak SN rozumie „wynagrodzenie wynikające z osobistego zaszeregowania” – czy dodatek funkcyjny wchodzi do podstawy obliczania dodatku za nadgodziny?
o wynagrodzenie za nadgodziny średniotygodniowe przy dłuższym niż miesięczny okresie rozliczeniowym
o Wpływ siatki płac na wynagrodzenie za nadgodziny
o Ryczałt za godziny nadliczbowe (zasady stosowania ryczałtu, sposób wprowadzania ryczałtu, kalkulacja wysokości ryczałtu, ryczałt za nadgodziny a nieobecność pracownika – stanowisko Departamentu Prawnego Głównego Inspektoratu Pracy)
o Wpływ udzielania czasu wolnego w zamian za nadgodziny na wynagrodzenie
o rekompensata w tym samym / innym miesiącu
· Wpływ wyjść prywatnych na wynagrodzenie
· Wynagrodzenie za godziny ponadwymiarowe pracowników niepełnoetatowych
· Wynagrodzenie za pracę w nocy
· Wynagrodzenie za dyżur
· Wynagrodzenie za przerwy w systemie przerywanym
XII. Pozostałe wzory dokumentów
· Wnioski pracowników – wzory
o wniosek o odbiór czasu wolnego za nadgodziny – wzór
o wniosek o poinformowanie PIP o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy – wzór
· Polecenia pracodawcy – wzory
o Polecenie pracy w godzinach nadliczbowych – wzór
o Polecenie odbioru czasu wolnego za nadgodziny bez wniosku pracownika – wzór
o Polecenie odbioru dnia wolnego za niedzielę (święto) – wzór
o Polecenie pełnienia dyżuru – wzór
o Polecenie odbycia podróży służbowej – wzór
XIII. Pytania: szkolenie ma wymiar praktyczny, uczestnicy zadają pytania w trakcie trwania szkolenia