Przepisy dotyczące wystawiania faktur do paragonów obowiązują dopiero od 1 stycznia 2020 r. Ministerstwo Finansów nie wyjaśniło wszystkich aspektów nowych regulacji – w tym konsekwencji błędów w wystawionych paragonach, a jak się okazuje – nieodłącznym elementem nowych zmian są… nowe problemy.
Od początku 2020 jeśli na paragonie fiskalnym nie znajdzie się NIP przedsiębiorcy, to ten nie będzie mógł zamienić go na fakturę dającą prawo do odliczenia VAT, czy rozliczenia podatkowych kosztów. Mowa o art. 106b ust. 5 ustawy z 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług, który mówi, że w przypadku sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej potwierdzonej paragonem fiskalnym fakturę na rzecz podatnika podatku lub podatku od wartości dodanej wystawia się wyłącznie, jeżeli paragon potwierdzający dokonanie tej sprzedaży zawiera numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej. Zgodnie z art. 106j ust. 1 pkt 5 u.p.t.u. w przypadku gdy po wystawieniu faktury podwyższono cenę lub stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury – podatnik wystawia fakturę korygującą. W myśl art. 106j ust. 2 pkt 1, 4 i 6 u.p.t.u., faktura korygująca powinna zawierać m.in.:
Jak widać, powyższe przepisy, z pozoru jasno sprecyzowane, spowodowały jednak niemałe zamieszanie wśród przedsiębiorców. Odnoszą się one bowiem jedynie do sposobu korygowania faktury. Nie wyjaśniają, ani nie wskazują one natomiast, jak należy postępować, jeżeli na paragonie (np. z powodu nieuwagi) podany zostanie błędny NIP i pomyłka będzie polegała np. jedynie na przestawieniu kolejności cyfr.
W doktrynie pojawił się pogląd, że istnieje możliwość wystawienia faktury do takiego paragonu z wykazaniem w jej treści prawidłowego numeru. W takim przypadku wskazuje się, że powinno się spisać krótki protokół opisujący przyczynę wystawienia faktury z odmiennym numerem NIP. Nie ma na taki pomysł konkretnego przepisu, a organy podatkowe nie zdążyły się jeszcze na ten temat wypowiedzieć.
Inna propozycja mówi o korekcie paragonu w drodze ujęcia w ewidencji pomyłek błędnie wystawionego paragonu (z niewłaściwym NIP nabywcy) i wystawienie nowego paragonu (z właściwym NIP nabywcy).
Podstawą do takiego podejścia wydaje się być § 3 ust. 4 rozporządzenia Ministra Finansów z 29.04.2019 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. poz. 816) – dalej r.k.r., w przypadku wystąpienia oczywistej pomyłki w ewidencji podatnik dokonuje niezwłocznie jej korekty przez ujęcie w odrębnej ewidencji:
błędnie zaewidencjonowanej sprzedaży (wartość sprzedaży brutto i wysokość podatku należnego),
krótkiego opisu przyczyny i okoliczności popełnienia pomyłki oraz dołączenie oryginału paragonu fiskalnego potwierdzającego dokonanie sprzedaży, przy której nastąpiła oczywista pomyłka.
W przypadku takim podatnik ewidencjonuje przy użyciu kasy sprzedaż w prawidłowej wysokości (zob. § 3 ust. 5 r.k.r.). Wskazane przepisy nie mają zastosowania w przypadku pomyłek innych niż oczywiste. W przeciwnym wypadku należałoby dokonać korekty i wystawić nowy paragon.
Ministerstwo Finansów stoi natomiast na innym stanowisku. W zależności od charakteru błędu w numerze NIP nabywcy umieszczonym na paragonie fiskalnym będącym fakturą uproszczoną, dopuszcza się możliwość wystawienia do takiej faktury noty korygującej, zgodnie z art. 106k ustawy o VAT. Błąd w numerze NIP nabywcy oznacza oczywistą pomyłkę m.in. np.: brak jednej cyfry, przestawienie cyfr, bądź pomyłka w jednej cyfrze i nie może być utożsamiany z uzupełnieniem brakującego numeru NIP na fakturze uproszczonej czy zmianą numeru NIP na innego podatnika. Nie można wystawić noty korygującej w przypadku, gdy: na paragonie fiskalnym nie umieszczono numeru NIP, klient podał na paragonie kompletnie błędny numer NIP, np. 9999999999 lub NIP innego podatnika. Wystawiona nota korygująca wymaga akceptacji wystawcy faktury uproszczonej.
Ze stanowiskiem Ministerstwa Finansów łączy się jednak kolejny problem. Czy zawsze bowiem paragon z NIP nabywcy, wystawiony na kwotę do 450 zł, będzie mógł zostać uznany za fakturę uproszczoną?
Jak pokazuje polegislacyjna rzeczywistość – nie zawsze. Pomimo zapewnień Ministerstwa Finansów, że nie ma obowiązku wymiany paragonu na fakturę, jeżeli ten przedstawia NIP nabywcy i wystawiony jest na kwotę do 450 zł, ponieważ sam ten paragon będzie fakturą uproszczoną – okazuje się, że nie zawsze będzie to prawda.
Z art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT wynika, że na fakturze musi być m.in. kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę. Przepis ten dotyczy również faktur uproszczonych, czyli takich, na których kwota należności ogółem nie przekracza 450 zł albo 100 euro. Faktury uproszczone – i z nazwy i z definicji – zawierają mniej danych niż typowa faktura, co wynika z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT. Elementem, który sprawia jednak, że jest ona fakturą jest numer (faktury).
I tu zaczyna się clue problemu. Na wielu bowiem paragonach z NIP kupującego nie ma numeru, który mógłby być uznany za numer faktury. Numer samego paragonu nie zastąpi, ani nie może być uznany za numer faktury, który jest – jak wyżej wspomniałam – elementem niezbędnym każdej faktury uproszczonej.
Wbrew więc literalnemu brzmieniu (jak się okazuje prostego, ale niejasnego) przepisu, nawet gdy na paragonie znajdzie się NIP nabywcy – jeżeli nie zostanie zamieszczony na nim numer faktury, to paragon ten nie będzie mógł być uznany za fakturę uproszczoną. Będzie to zwykły paragon z NIP nabywcy, a co za tym idzie – nie będzie uprawniał on kupującego do odliczenia VAT naliczonego przy zakupie. Jedynym rozwiązaniem tej kontrowersyjnej sytuacji wydaje się być proste rozwiązanie, czyli dokumentowanie zakupów do 450 zł (100 euro) od razu fakturą.
Po wyżej przedstawionej analizie można dojść do wniosku, że pomimo ukłonu ustawodawcy w stronę przedsiębiorcy dokonującego drobnych zakupów, paragon, nawet jeżeli jest na nim NIP przedsiębiorcy, dokumentuje on zakup o niskiej wartości i czyni zadość obowiązującym przepisom – nie jest wystarczający do odliczenia VAT naliczonego. W związku z powyższym można dojść tylko do jednego wniosku. Aby uniknąć negatywnych konsekwencji należy oswoić się z myślą, że wartość zakupów nie ma znaczenia i że w każdej sytuacji należy prosić sprzedawcę o wydanie faktury.