W dniu 27 stycznia 2023 roku Prezydent RP podpisał ustawę o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw. Nowelizacja ta wynikała z planowanego wdrożenia mechanizmu pracy zdalnej, kontroli trzeźwości pracowników, zrównoważonych warunków pracy, a  także konieczności implementacji dwóch unijnych dyrektyw: w sprawie przejrzystych warunków pracy oraz work-life balance. Razem z początkiem 2023 r. zmieniła się także wysokość wynagrodzenia minimalnego oraz prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego.

Dodatkowe przerwy w pracy

Według do tej pory obowiązujących przepisów pracownik, którego dobowy wymiar czasu pracy wynosi co najmniej  6 godzin uzyskuje prawo do przerwy trwającej 15 minut (wliczanej do czasu pracy). Ustawodawca natomiast dodał 2 kolejne przypadki:

1. W przypadków pracownika, którego dobowy czas pracy wyniesie powyżej 9 godzin, nabywa on prawo do dodatkowej 15-miutowej przerwy wliczanej do czasu pracy. Pracownik w tym przypadku dysponuje dwiema przerwami trwającymi 15 minut.
2. W przypadku pracownika, którego czas pracy wyniesie powyżej 16 godzin nabędzie prawo do kolejnej przerwy wliczanej do czasu pracy trwającej również 15 minut. Będzie on dysponował w tym przypadku trzema przerwami trwającymi 15 minut każda.

Wzrost stawek świadczeń z tytułu podróży służbowych

Od 1 stycznia 2023 roku wzrosła dieta z tytułu podróży służbowych i krajowych oraz ryczałt za noclegi i dojazdy. Od początku 2023 roku pełna dieta wynosi 45zł. W związku z tym:

1. Ryczałt za noclegi wzrósł do kwoty 67,50zł (150% diety), a ryczałt za dojazd do kwoty 9 zł (20% pełnej diety).
2. Za nocleg podczas podróży krajowej w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem (nie większej jednak niż dwudziestokrotność stawki diety, czyli 900zł).

Wysokość stawek z tytułu podróży służbowych zagranicznych pozostały na poziomie z 29 listopada 2022 roku.

Zmiana wysokości „kilometrówki”

Pracownikowi, który wykorzystuje samochód prywatny do celów służbowych pracodawca powinien zwróć koszty eksploatacji. W przypadku jazd lokalnych zwrot ten może przybierać formę miesięcznego ryczałtu obliczonego jako iloczyn stawki za 1 km przebiegu („kilometrówki”) i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne.

Strony stosunku pracy mogą się jednak umówić, aby zwrot ten był w formie „kilometrówki”, która stanowi iloczyn faktycznie przejechanym kilometrów i stawki za 1 km przebiegu.

Stawki „kilometrówki od 17 stycznia 2023 roku:

• dla samochodu osobowego:
  • o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 – 0,89 zł;
  • o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – 1,15 zł;
• dla motocykla – 0,69zł;
• dla motoroweru- 0,42zł.

Zmiana kwoty prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej

Kwota prognozowanego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej wzrosła z 5 922 zł w 2022 roku do 6 953 zł w roku 2023. Kwota ta ma szczególne znaczenia dla pracodawców delegujących pracownikach w ramach świadczenia usług do krajów UE oraz zatrudniających kierowców wykonujących zadania służbowe w ramach międzynarodowych przewozów drogowych. Podstawę wymiaru składek dla tych grup pracowniczych ustala się z uwzględnieniem §2 ust. 1 pkt. 16 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 roku w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Jak wskazuje przytoczony przepis, w przypadku gdy przychód pracownika jest wyższy niż kwota przeciętnego wynagrodzenia, to przy ustalaniu kwoty stanowiącej podstaw do wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, przychód pracownika jest pomniejszany o równowartość diet przysługujących z tytułu podróży służbowych poza granicami kraju za każdy dzień pobytu. Jednakże ustalony miesięczny przychód tych osób stanowiący podstawę wymiaru składek nie może być niższy niż kwota przeciętnego wynagrodzenia.

Zmiana kwoty prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej wpływa także na zmianę kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. W danym roku kalendarzowy nie może ona wynosić więcej niż trzydziestokrotność prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy. Kwota ograniczenia za rok 2023 wynosi 208 050 zł (6 935 zł x 30).

Zmieni się także podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób przebywających na urlopie wychowawczy. Stanowi ona 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego.

Wzrost minimalnego wynagrodzenia:

• od 1 stycznia do 30 czerwca – 3 490zł brutto;
• od 1 lipca do 31 grudnia – 3 600zł brutto.

Minimalna stawka godzinowa w 2023 roku:

• od 1 stycznia do 30 czerwca – 22,80zł brutto;
• od 1 lipca do 31 grudnia – 23,50zł brutto.

Dwukrotna zmiana stawek w trakcie roku spowodowana jest prognozowanym wzrostem wskaźnika cen towarów i usług konsumpcyjnych.

Konsekwencje wzrostu minimalnego wynagrodzenia:

1. Koszty zatrudnienia pracownika zatrudnionego w oparciu o umowę o pracę otrzymującego wynagrodzenie minimalne wzrosną o ok. 750 zł (1/4);
2. Wzrost sankcji przewidzianych przez kodeks karny skarbowy – wysokość sankcji wiąże się z wartością minimalnego wynagrodzenia za pracę.
3. Kary za przestępstwa skarbowe określa się w stawkach dziennych, które nie mogą być niższe od 1/30 minimalnego wynagrodzenia oraz nie mogą przekraczać jego 400-krotności.

Zmiany odnośnie pracy zdalnej

Praca zdalna została przyjęta do polskiego systemu prawnego na stałe. Kodeks przewiduje jej trzy rodzaje:

• praca zdalna (właściwa lub podstawowa) – wykonywana w całości lub w części poza zakładem pracy, Miejsce wykonywania pracy musi być uzgodnione z pracodawcą. Można wprowadzić na podstawie uzgodnień między stronami przy zawieraniu umowy o pracę lub w trakcie zatrudnienia na wniosek pracownika albo z inicjatywy pracodawcy. Na pracodawcy ciążą obowiązki zapewnienia pracownikowi urządzeń technicznych i warunków koniecznych do wykonywania powierzonych obowiązków;
• praca zdalna na jednostronne polecenie pracodawcy – wykonywana na polecenie pracodawcy z przyczyn od niego niezależnych np. pożar, awaria, stan zagrożenia epidemicznego oraz okres 3 miesięcy po jego odwołaniu czy okres, w którym z powodu siły wyższej nie będzie możliwe zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków w dotychczasowym miejscu pracy. Polecenie musi być wydane na czas określony. Aby możliwe było zastosowanie pracy zdalnej na jednostronne polecenie pracodawcy pracownik będzie musiał złożyć bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenia, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej. Pracodawca może cofnąć polecenie z co najmniej 2 dniowym wyprzedzeniem;
• okazjonalna praca zdalna – wykonywana maksymalnie do 24 dni w roku wyłącznie na wniosek pracownika.

Zasady pracy zdalnej powinny zostać zawarte w regulaminie pracy zdalnej albo w porozumieniu między pracodawcą i organizacjami związkowymi. W przypadku nie uregulowania w sposób wskazany powyżej  reguły pracy zdalnej mogą zostać określone w porozumieniu zawartym z pracownikiem.

W przypadku pracy zdalnej właściwej pracodawca będzie ponosił lub zwracał pracownikowi koszty:

1. Zapewnienia urządzeń technicznych.
2. Energii elektrycznej.
3. Usług telekomunikacyjnych.
4. Materiałów eksploatacyjnych.
5. Zapewnienie pracownikowi wszelkich niezbędnych narzędzi do wykonywania pracy zdalnej w zależności od rodzaju świadczonej pracy.

Warunki pracy zdalnej właściwej:

1. Przed dopuszczeniem pracownika do pracy zdalnej pracodawca będzie miał obowiązek dokonać oceny ryzyka zawodowego. Pracownik będzie musiał potwierdzać w postaci papierowej lub elektronicznej zapoznanie się z oceną ryzyka zawodowego i zasadami BHP.

1. Pracodawca będzie uprawniony do kontroli wykonywania pracy zdalnej, w tym w zakresie BHP. Kontrola nie może naruszać prywatności pracownika, ani osób towarzyszących pracownikowi w miejscu wykonywania pracy zdalnej.

1. Pracodawca będzie miał obowiązek uwzględnić wniosek o pracę zdalną w przypadku np. pracownicy w ciąży, pracownika wychowującego dziecko do 4 roku życia, ale tylko w przypadku gdy ze względu na rodzaj pracy praca zdalna jest możliwa.

Nowe obowiązki informacyjne pracodawcy

Pracodawca będzie miał obowiązek informować pracownik, w sposób przyjęty u siebie o:

• możliwości zatrudnienia w pełnym lub niepełnym wymiarze czasu pracy;
• możliwości awansu;
• wolnych stanowiskach pracy.

Aktualizacja dokumentów

Zgodnie z nowelizacją Prawa pracy na pracodawcy będzie ciążył obowiązek zaktualizowania dokumentów takich jak np. wniosek pracownika o wykonywanie pracy zdalnej, Porozumienie lub Regulamin Pracy Zdalnej, Informacja o równym traktowaniu w zatrudnieniu czy Procedura dot. awansowania pracowników.

Kontrola trzeźwości

Nowelizacja wprowadza możliwość prowadzenia wyrywkowych kontroli trzeźwości. Kontrola ta nie może naruszać godności, ani innych dóbr osobistych pracownika, jak również musi pozostawać niezbędna do zapewnienia ochrony życia i/lub zdrowia osób lub ochrony mienia. Regulamin zakładu lub inny akt wewnątrzzakładowy musi zawierać regulacje wskazujące na możliwość przeprowadzania kontroli. Pracodawca będzie musiał poinformować pracowników, których obejmuje możliwość przeprowadzanie kontroli trzeźwości nie później niż 2 tygodnie przed rozpoczęciem jej przeprowadzania w sposób zwyczajowo przyjęty u danego pracodawcy. Kontrola trzeźwości może odbywać się tylko przy pomocy urządzenia posiadającego wymagany certyfikat i okresowo kalibrowanego.

Skutki kontroli trzeźwości:

1. W przypadku, gdy kontrola trzeźwości wykaże obecność alkoholu w organizmie pracownika wskazującą na stan po użyciu alkoholu albo na stan nietrzeźwości, pracodawca nie dopuści pracownika do pracy.
2. Pracownik niedopuszczony do pracy ma prawo zażądania ponownego badania stanu trzeźwości metodą przyjętą w zakładzie pracy lub przeprowadzenia badania krwi w placówce medycznej.
3. W przypadku, gdy wynik ponownego badania nie wykaże obecności alkoholu, okres, w którym pracownik był niedopuszczony do pracy będzie okresem usprawiedliwionej nieobecności, za który przysługuje pracownikowi wynagrodzenie.
4. W przypadku zastosowania wobec pracownika kary upomnienia lub innej pracodawca będzie miał obowiązek przechowywać te informacje w aktach osobowych do czasu uznania kary za niebyłą według regulacji Kodeksu pracy.

Nowelizacja zawiera wiele istotnych regulacji, których brakowało wcześniej w polskim kodeksie pracy, chociażby zastąpienie telepracy pracą zdalną i wprowadzenie jej kodeksowej definicji. Wprowadzono również możliwość pokrywania kosztów pracy zdalnej przez pracodawcę, czy jej kontrolę. Niewątpliwym plusem dla pracodawców jest wprowadzenie kontroli trzeźwości, która nie była wcześniej możliwa w świetle regulacji pracowniczych. Warto też zwrócić uwagę na wprowadzenie dwukrotnej w ciągu roku zmiany minimalnego wynagrodzenia, a co za tym idzie minimalnej stawki godzinowej.