Korzystanie z pracy pracownika oprócz korzyści i generowanych dochodów wiąże się także z pewnymi obowiązkami po stronie pracodawcy. Jeden z nich to — oprócz prowadzenia dokumentacji dla organów rentowych (ZUS) i potrzeb podatkowych — prowadzenie dokumentacji pracowniczej oddzielnie dla każdego pracownika. Na nią składa się prowadzenie i przechowywanie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.
Drugim jej elementem są akta osobowe pracowników. Te z kolei składają się z czterech części, w których zawierają m.in. dane osobowe, wyniki badań lekarskich, dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy, przebiegu zatrudnienia, rozwiązania albo wygaśnięcia stosunku oraz dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej.
Obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej służy zabezpieczeniu interesów pracownika jako słabszej ekonomicznie strony stosunku pracy. Ma także charakter porządkujący zapewniając właściwy przebieg świadczenia pracy. Niedopełnienie tego obowiązku stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika.
Prowadzenie dokumentacji pracowniczej
Kodeks pracy nakłada na pracodawcę obowiązek prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych. Pracodawca ma możliwość wyboru, czy dokumentację prowadził będzie w formie papierowej, elektronicznej, czy w obu tych formach jednocześnie. Zgodnie z kodeksem pracy obie te formy są równoważne.
Warto wskazać, że pracodawca może zmieniać sposób prowadzenia (i przechowywania) dokumentacji pracowniczej. Przykładowo, zmiana formy papierowej na elektroniczną wymaga sporządzenia odwzorowania cyfrowego (w szczególności skanu np. z kwalifikowanym podpisem lub pieczęcią elektroniczną pracodawcy), a zmiana formy elektronicznej na papierową następuje przez sporządzenie wydruku i opatrzenie go podpisem pracodawcy. Pracodawca ma obowiązek poinformowania pracowników o takiej zmianie i o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji w terminie 30 dni od tego zawiadomienia (analogicznie dotyczy to wymienionych w kodeksie pracy członków rodziny zmarłego pracownika lub byłego pracownika, np. małżonkowi czy dzieciom). Po tym terminie pracodawca może zniszczyć papierową dokumentację pracowniczą.
Należy też pamiętać, że jeśli z byłym pracownikiem ten sam pracodawca ponownie nawiąże stosunek pracy w terminie 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym poprzedni stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, pracodawca ma obowiązek kontynuować prowadzenie dla tego pracownika dotychczasowej dokumentacji pracowniczej. Nie powinien jednak łączyć dokumentacji tego samego pracownika z dwóch umów, jeżeli miałyby do nich zastosowanie różne okresy przechowywania.
Za nieprowadzenie, nieprzechowywanie lub pozostawianie przez pracodawcę lub osobę działającą w jego imieniu dokumentacji pracowniczej w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem, grozi kara grzywny od 1000 do 30 000 zł.
Przechowywanie dokumentacji pracowniczej
Z prowadzeniem dokumentacji pracowniczej wiąże się konieczność jej przechowywania, co też należy do obowiązków pracodawcy. Sposób przechowywania musi gwarantować zachowanie poufności, integralności, kompletności oraz dostępności. Nie może również grozić jej uszkodzeniem lub zniszczeniem.
Pracodawca przechowuje dokumentację pracowniczą przez okres zatrudnienia a także przez dalsze, wskazane okresy.
Długość okresu, przez który pracodawca ma obowiązek przechowywać dokumentację pracowniczą zależy od momentu zatrudnienia danego pracownika. Jeśli miało to miejsce po 1 stycznia 2019 r. wynosi on 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł. Ten sam okres dotyczy pracodawcy w przypadku zatrudnienia pracownika w latach 1999-2018 pod warunkiem, że za osoby zatrudnione pracodawca złożył do ZUS w tym okresie oświadczenie (ZUS OSW) oraz raport informacyjny (ZUS RIA). Okres ten zaczyna się od ostatniego dnia roku, w którym złożono raport informacyjny. Natomiast jeśli pracownik został zatrudniony przed 1 stycznia 1999 r., to pracodawca musi przechowywać dokumentację pracowniczą przez 50 lat od dnia zakończenia pracy. Wyjątek stanowią pracownicy wykonujący prace górnicze i prace równorzędne z pracą górniczą. W ich przypadku obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej nadal wynosi 50 lat niezależnie od daty rozpoczęcia pracy.
Zdarza się, że dokumentacja pracownicza może stanowić dowód w postępowaniu (np. karnym, administracyjnym, upadłościowym, dyscyplinarnym czy w procedurze cywilnej). Celem zabezpieczenia interesów pracownika w przypadku powzięcia wiadomości przez pracodawcę o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania okres ten przedłuża się jeszcze o 12 miesięcy, po którym pracodawca zawiadamia pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej o możliwości odbioru tej dokumentacji w terminie 30 dni od otrzymania zawiadomienia.
W przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy wydaje pracownikowi informację w postaci papierowej lub elektronicznej o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej. W takiej formie informuje też o możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego po upływie okresu jej przechowywania (czyli do 31 stycznia kolejnego roku).
Pracownika powinno się także poinformować o zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku nieodebrania jej w odpowiednim terminie. Do zniszczenia dokumentacji powinno dojść w sposób uniemożliwiający jej odtworzenie w terminie do 12 miesięcy po okresie wyznaczonym na jej odbiór przez pracownika, jeśli ten po nią się nie zgłosił. W tym terminie 12 miesięcy pracodawca może, lecz nie musi wydawać byłemu pracownikowi dokumentacji, ponieważ upłynął już termin dla pracownika na jej odbiór.
W przypadku wspomnianego powyżej ponownego zatrudnienia tego samego pracownika, okres przechowywania dokumentacji liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym rozwiązano lub wygasł ostatni stosunek pracy z tym pracodawcą.
Na wniosek złożony w postaci papierowej lub elektronicznej pracownika lub byłego pracownika (też ich spadkobierców) pracodawca ma obowiązek wydać kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej.
Nowy System teleinformatyczny do obsługi niektórych umów
Jest to system do obsługi umów o pracę, umów zlecenia oraz umów uaktywniających, który ułatwi sporządzanie, zmianę, rozwiązanie i obsługę wygaśnięcia umów oraz innych czynności (np. obliczanie urlopu wypoczynkowego pracownika).
Zawiera on gotowe formularze typowych, prostych umów i jest adresowany szczególnie mikroprzedsiębiorcom, podmiotom zatrudniającym do 9 osób, zleceniodawcom, rolnikom i osobom fizycznym. Przewiduje także możliwość przekazywania do urzędu skarbowego informacji o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy, obliczania jego wysokości oraz dokonywania formalności związanych ze zgłoszeniem do ZUS i obsługą korespondencji z ZUS.
W przypadku obsługi umowy za pośrednictwem tego systemu dokumentacja pracownicza będzie prowadzona i przechowywana w systemie w postaci elektronicznej. Co istotne, strony umowy mogą pobrać z systemu dokumentację pracowniczą lub dokumentację umowy. Były pracownik będzie to mógł zrobić do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji (również członkowie jego rodziny w wypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika).
Gdy jednak umowę utworzono w formie papierowej, to pracodawca wprowadza do systemu jej odwzorowanie cyfrowe, opatrując je kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem osobistym albo podpisem zaufanym potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym. Niszczenie w odpowiednim terminie dokumentacji pracowniczej i tej dotyczącej umowy leży w gestii Ministra właściwego ds. pracy.
W przypadku utraty statusu mikroprzedsiębiorcy i pozostałych uprawnionych umowa jest obsługiwana w Systemie nie dłużej, niż przez 2 lata od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano zgłoszenia zaistnienia tych okoliczności. Wówczas dokumentacja ta będzie przechowywana do momentu jej zniszczenia.
Minister właściwy ds. pracy w porozumieniu z ministrem właściwym ds. gospodarki udostępni system teleinformatyczny w okresie 3 lat od dnia wejścia w życie ustawy, czyli najpóźniej do 23 stycznia 2026 r.