Rozliczenia międzyokresowe bierne są istotnym elementem rachunkowości, który pozwala na prawidłowe odzwierciedlenie kosztów w danym okresie sprawozdawczym. Ich prawidłowe ustalenie i ewidencja są kluczowe dla rzetelnego przedstawienia sytuacji finansowej przedsiębiorstwa. Warto zaznaczyć, że RMK bierne powinny być regularnie aktualizowane i weryfikowane, aby odzwierciedlały rzeczywiste zobowiązania jednostki.

Zgodnie z ustawą o rachunkowości, biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów dokonuje się w wysokości prawdopodobnych zobowiązań przypadających na bieżący okres sprawozdawczy, wynikających w szczególności z:

1) świadczeń wykonanych na rzecz jednostki przez jej kontrahentów, a kwotę zobowiązania można oszacować w sposób wiarygodny,

2) obowiązku wykonania, związanych z bieżącą działalnością, przyszłych świadczeń na rzecz pracowników, w tym świadczeń emerytalnych, a także przyszłych świadczeń wobec nieznanych osób, mimo że data powstania zobowiązania nie jest jeszcze znana, w tym z tytułu napraw gwarancyjnych i rękojmi za sprzedane produkty długotrwałego użytku (w bilansie wykazane jako rezerwy na zobowiązania).

Nie stanowią rezerw bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów, o których mowa w art. 39 ust. 2 pkt 1 ustawy. Są to w szczególności:

a) koszty wykonania jeszcze niezakończonych umów o usługi, w tym budowlane,

b) zobowiązania wynikające z przyjętych przez jednostkę niefakturowanych dostaw i usług. Zalicza się je do zobowiązań z tytułu dostaw i usług, i to także wtedy, gdy ustalenie przez jednostkę dokładnej ilości i/lub ceny dostawy/usługi może wymagać szacunków.

Odpisy biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów dokonywane są stosownie do upływu czasu lub wielkości świadczeń. Czas i sposób rozliczenia powinien być uzasadniony charakterem rozliczanych kosztów, z zachowaniem zasady ostrożności.

Szczegółowe zasady tworzenia i rozliczania biernych rozliczeń międzyokresowych określa Krajowy Standard Rachunkowości nr 6 „Rezerwy, bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów, zobowiązania warunkowe”.

Bierne rozliczenia międzyokresowe różnią się od rezerw tym, że dotyczą zobowiązań, które są bardziej pewne i oszacowane na podstawie rzeczywistych kosztów, które jednostka poniesie w przyszłości. Rezerwy natomiast są związane z niepewnymi zobowiązaniami, których kwota lub termin wymagalności nie są znane.