W art. 1672 Kodeksu pracy uregulowano szczególny tryb korzystania z urlopu wypoczynkowego, którego pracodawca udziela na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym. Jedynym warunkiem realizacji tego uprawnienia jest zgłoszenie żądania najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu.
Urlop na żądanie jest częścią urlopu wypoczynkowego, do którego stosuje się przepisy o urlopie wypoczynkowym. Od pozostałej części urlopu wypoczynkowego różni się sposobem jego udzielenia.
Zwykły urlop wypoczynkowy musi być „zgłoszony” pracodawcy z pewnym wyprzedzeniem, zaplanowany, natomiast urlop na żądanie może być zgłoszony nawet tego samego dnia, w którym chcemy go wykorzystać (przed rozpoczęciem pracy, czyli przed godziną, od której powinien pracować według obowiązującego go rozkładu czasu pracy).
Pracownik może wziąć w ciągu roku 4 dni urlopu na żądanie, a pracodawca, co do zasady, jest obowiązany udzielić go w tym terminie.
Pracodawca może jednak nie zgodzić się na udzielenie pracownikowi urlopu na żądanie, odmowa powinna być jednak uzasadniona ważnymi powodami, w szczególności:
– zagrożenie dla ciągłości pracy firmy,
– brakiem możliwości zapewnienia zastępstwa,
– kryzysową sytuacją, kiedy nieobecność pracownika wpłynęłaby negatywnie na działalność przedsiębiorstwa.
W wyroku z dnia 28 października 2009 r. (sygn. akt II PK 123/09) Sąd Najwyższy stwierdził, że: „1. Obowiązek udzielenia urlopu »na żądanie« nie jest bezwzględny, a pracodawca może odmówić żądaniu pracownika ze względu na szczególne okoliczności, które powodują, że jego zasługujący na ochronę wyjątkowy interes wymaga obecności pracownika w pracy. (…)”.
Nieobecność pracownika bez zgody pracodawcy może zostać uznana za naruszenie obowiązków pracowniczych, co może skutkować konsekwencjami służbowymi.
Najczęściej stosowane metody zgłaszania urlopu na żądanie to:
W przypadku niewykorzystania limitu urlopu na żądanie w danym roku kalendarzowym, nie „przenosi” się on na kolejny rok, co oznacza, że w każdym roku kalendarzowym pracownikowi przysługuje zawsze limit 4 dni urlopu na żądanie, niezależnie od jego wykorzystania.