Opublikowana dnia 24 czerwca 2024 r. w dzienniku ustaw Ustawa o ochronie sygnalistów wchodzi w życie 25 września 2024 r., z wyjątkiem przepisów dotyczących zgłoszeń zewnętrznych, które zaczną obowiązywać 25 grudnia 2024 r. Wdraża ona do polskiego porządku prawnego dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii. Wprowadzane przepisy mają zapewnić ochronę takiej osoby przed działaniami odwetowymi ze strony pracodawcy.
Ustawa reguluje:
– warunki i środki ochrony sygnalistów,
– zasady ustalania wewnętrznej procedury zgłaszania informacji i działań następczych
– zasady zgłaszania informacji organowi publicznemu
– zasady publicznego ujawnienia posiadanych informacji
– zadania Rzecznika Praw Obywatelskich oraz organów publicznych związane ze zgłaszaniem informacji o naruszeniach prawa.
Sygnalista zdefiniowany został jako osoba fizyczna zgłaszająca lub ujawniająca informacje uzyskane w związku ze swoją pracą , o naruszeniu prawa. Według ustawy zaczyna on podlegać ochronie od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacji, w stosunku do których miał uzasadnione podstawy sądzić, że są one prawdziwe i stanowią informację o naruszeniu prawa. Ochrona ma zapobiec działaniom odwetowym (ich próby lub groźby), polegających między innymi na wypowiedzeniu lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia stosunku pracy, obniżeniu wynagrodzenia, degradacji, mobbingu lub innych form dyskryminacji. W przypadku, gdy zastosowano takie działania w stosunku do sygnalisty, ma on prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym RP „Monitor Polski” przez Prezesa GUS lub ma prawo do zadośćuczynienia. Do odszkodowania lub zadośćuczynienia ma prawo również osoba, która poniosła szkodę z powodu ujawnienia informacji nieprawdziwych przez sygnalistę.
Przepisy ustawy dotyczą zarówno publicznego jak i prywatnego podmiotu prawnego, dla którego pracę zarobkową wykonuje co najmniej 50 osób (na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku). Podmioty wykonujące działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska, zobowiązane są do posiadania wymaganych procedur niezależnie od liczby zatrudnionych osób. Podmioty prawne będące jednostkami samorządu terytorialnego obowiązki co do ochrony sygnalistów wykonują przez jednostki organizacyjne samorządu terytorialnego. Jednak przepisy odnośnie zgłoszeń wewnętrznych nie mają zastosowania w przypadku jednostek organizacyjnych gminy lub powiatu liczących mniej niż 100 000 mieszkańców.
Zgłoszenia wewnętrzne
Podmioty publiczne i prywatne zobowiązane zostały do ustalenia wewnętrznych procedur dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych. Przed ustaleniem procedur zgłoszeń wewnętrznych podmiot prawny ma w obowiązku przeprowadzić konsultacje z zakładowymi organizacjami związkowymi albo z przedstawicielami osób świadczących pracę, wyłonionymi w trybie przyjętym w danej jednostce.
Procedura zgłoszeń wewnętrznych obowiązkowo określa:
1) podmiot zewnętrzny, jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu, upoważnione do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych,
2) sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych przez sygnalistę,
3) bezstronną wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej, upoważnioną do podejmowania działań następczych (w tym weryfikację zgłoszeń i komunikację z sygnalistą)
4) tryb postępowania z informacjami uzyskanymi anonimowo,
5) obowiązek potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia sygnalisty w terminie 7 dni od jej otrzymania, chyba że nie podano adresu do kontaktu sygnalisty,
6) obowiązek podjęcia działań następczych, z dochowaniem należytej staranności przez wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę z pkt 3,
7) maksymalny termin na przekazanie informacji zwrotnej sygnaliście (nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub przy braku potwierdzenia, 3 miesiące od upływu 7 dni z pkt 5),
8) informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich lub organów publicznych oraz do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych UE.
Jednostka powinna umożliwić dokonywanie zgłoszeń co najmniej w formie ustnej lub pisemnej. Zgłoszenie pisemne może być dokonane w formie papierowej lub elektronicznej. Zgłoszenie ustne według przepisów, może być dokonane w formie telefonicznej lub za pośrednictwem komunikacji elektronicznej. Za zgodą sygnalisty zgłoszenie ustne może być utrwalone w formie nagrania rozmowy telefonicznej lub dokładnej transkrypcji rozmów. W przypadku niemożności nagrania rozmowy, zgłoszenie jest dokumentowane w formie protokołu przez osobę lub jednostkę odpowiedzialną za przyjmowanie zgłoszeń, wskazaną w ustanowionych procedurach.
Podmiot prawny jest zobowiązany do zagwarantowania poufności tożsamości sygnalisty oraz do prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych. Ochrona dotyczy informacji i danych, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość sygnalisty.
Podmiot prawny decydujący się na wyznaczenie podmiotu zewnętrznego do zajmowania się zgłoszeniami wewnętrznymi jest zobowiązany do zawarcia umowy w celu powierzenia mu obsługi tych zgłoszeń. Umowa powinna określać prawa i obowiązki podmiotu zewnętrznego, w tym również te związane z przetwarzaniem danych osobowych. Możliwe jest wyznaczenie tego podmiotu do prowadzenia rejestru zgłoszeń. Wyznaczenie podmiotu zewnętrznego do obsługi zgłoszeń wewnętrznych nie zwalnia podmiotu prawnego z obowiązków określonych w ustawie odnośnie ochrony tożsamości sygnalisty.
Rejestr zgłoszeń powinien obejmować numer zgłoszenia, przedmiot naruszenia, dane osobowe i adres do kontaktu sygnalisty, datę zgłoszenia, informację o podjętych działaniach następczych oraz datę zakończenia sprawy. Dane w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych przechowywane powinny być przez okres 3 lat od zakończenia roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub zakończono postępowanie zainicjowane działaniami.
Zgłoszenia zewnętrzne
Sygnalista dokonując zgłoszenia może pominąć dokonanie zgłoszenia wewnętrznego i dokonać bezpośrednio zgłoszenia zewnętrznego. Do przyjmowania takich zgłoszeń upoważniony jest Rzecznik Praw Obywatelskich i organ publiczny. Zgłoszenie zewnętrzne może być dokonane ustnie lub pisemnie. W formie dokumentowej może być dokonane w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej. Niezwłocznie po otrzymaniu zgłoszenia, nie później niż w terminie 7 dni od dnia przyjęcia zgłoszenia, Rzecznik Praw Obywatelskich lub organ publiczny przesyła potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia, chyba że przesłanie potwierdzenia zagroziłoby ochronie tożsamości sygnalisty. Na żądanie strony organ publiczny wydaje w terminie nieprzekraczającym miesiąca od otrzymania żądania, zaświadczenie potwierdzające ochronę sygnalisty. Organ publiczny lub Rzecznik Praw Obywatelskich może zwrócić się do sygnalisty o złożenie wyjaśnień lub dodatkowych informacji. Podmiot rozpatrujący zgłoszenie jest zobowiązany do przesłania stronie informacji zwrotnej w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od przyjęcia zgłoszenia.
Organ publiczny i Rzecznik Praw obywatelskich również mają obowiązek prowadzenia rejestru zgłoszeń zewnętrznych. W przypadku Rzecznika dane przechowywane są przez okres 12 miesięcy po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie do organu publicznego, właściwego do podjęcia działań następczych. Natomiast organ publiczny przechowuje dane w rejestrze przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
Ujawnienie publiczne
Jeśli zgłoszenie wewnętrzne i zgłoszenie wewnętrzne nie spowodują podjęcia działań następczych, a miną terminy na przekazanie informacji zwrotnej sygnalista może dokonać ujawnienia publicznego. Wówczas ustawa również przyznaje mu ochronę.
Odpowiedzialność karna
Osoby odpowiedzialne za wprowadzenie procedur przewidzianych w ustawie, w przypadku niedopełnienia obowiązków podlegają odpowiedzialności karnej.
Za uniemożliwienie lub utrudnienie dokonania zgłoszenia ustawodawca przewiduje grzywnę, karę ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku. Natomiast jeśli sprawca stosuje przemoc, groźbę lub podstęp, podlega karze pozbawienia wolności do lat 3.
Za podejmowanie działań odwetowych wobec sygnalisty, osoby pomagającej dokonać zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą, grozi grzywna, kara ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2. Kara pozbawienia wolności ulega podwyższeniu do lat 3 jeśli sprawca działa w sposób uporczywy.
Niedochowanie obowiązku zapewnienia ochrony tożsamości sygnalisty, osoby pomagającej dokonać zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą, ustawa przewiduje grzywnę, karę ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku.
Podmiot, który odpowiada za ustanowienie procedury zgłoszeń wewnętrznych, a nie ustanowił jej lub zrobił to z istotnym naruszeniem przepisów ustawy, podlega karze grzywny.
Odpowiedzialności karnej podlega również sygnalista, jeśli dokonuje zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, mimo wiedzy że do naruszenia prawa nie doszło. Podlega on wówczas grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.
Ustawa wprowadzająca ochronę sygnalistów przynosi wiele korzyści dla pracowników i byłych pracowników, mających informacje na temat naruszeń prawa w ich środowiskach pracy. Wejście ustawy w życie niewątpliwie spowoduje zwiększenie bezpieczeństwa sygnalistów poprzez wprowadzenie kar za działania odwetowe skierowane przeciwko takim osobom. Jednocześnie należy pamiętać, że przy zgłaszaniu nieprawidłowości, należy mieć jednoznaczną pewność co do istnienia takiego faktu. Ponieważ ustawa przewiduje karę za niezasadne zgłoszenie w postaci odpowiedzialności karnej.
Dla przedsiębiorców ustawa powoduje konieczność podjęcia odpowiednich działań (również konsultacji), które zgodnie z ustawą mają zapewnić sygnalistą odpowiednie drogi, formy i procedury do zgłaszania nieprawidłowości.
PROJEKT E-MAIL DO KLIENTÓW
W związku z wejściem w życie Ustawy o ochronie sygnalistów, przypadającym na 25 września 2024 r. przesyłamy podstawowe informacje na temat praw i obowiązków, jakie przysługiwać będą pracownikom i pracodawcom.
Celem ustawy jest objęcie ochroną osób zgłaszających naruszenia prawa w miejscach pracy (tzw. sygnalistów) w formie zgłoszenia wewnętrznego, zgłoszenia zewnętrznego i ujawnienia publicznego.
Podmiot prawny jest zobowiązany do ustalenia wewnętrznych procedur dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych. Przepisy ustawy dotyczą zarówno publicznego jak i prywatnego podmiotu, dla którego pracę zarobkową wykonuje co najmniej 50 osób (na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku). Wyjątkami są podmioty wykonujące działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska, które zobowiązane są do posiadania wymaganych procedur niezależnie od liczby zatrudnionych osób.
Podmioty publiczne i prywatne zobowiązane zostały do ustalenia wewnętrznych procedur dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych. Ustalenie procedur powinno być poprzedzone przeprowadzeniem konsultacji z zakładowymi organizacjami związkowymi albo z przedstawicielami osób świadczących pracę, wyłonionymi w trybie przyjętym w danej jednostce.
Podmiot prawny powinien umożliwić dokonywanie zgłoszeń sygnaliście co najmniej w formie ustnej lub pisemnej. Obsługę zgłoszeń wewnętrznych można powierzyć podmiotowi zewnętrznemu, jednostce organizacyjnej lub osobie w ramach struktury organizacyjnej podmiotu, upoważnionemu do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych.
Ustawa nakłada na przedsiębiorcę (lub podmiot zewnętrzny) obowiązek prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych.
Podmioty odpowiedzialne za wprowadzenie procedur przewidzianych w ustawie, w przypadku niedopełnienia obowiązków podlegają odpowiedzialności karnej w postaci grzywny, kary ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności.
W związku z wprowadzeniem nowych przepisów zachęcamy do skorzystania z naszej oferty odnośnie wdrażania przepisów ustawy o ochronie sygnalistów w Państwa firmie.
Źródła
– Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928)
– https://www.gov.pl/web/rodzina/sejm-przyjal-ustawe-o-sygnalistach
– https://www.prawo.pl/biznes/ustawa-o-sygnalistach-jakie-przedsiebiorcy-maja-obowiazki,527748.html