1. Uwagi ogóle
Zgodnie z art. 86. ust. 2 pkt 6 Ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 423 z późn. zm., dalej: USUS) kontrola wykonywania zadań i obowiązków w zakresie ubezpieczeń społecznych przez płatników składek może obejmować w szczególności ustalanie uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych i wypłacanie tych świadczeń oraz dokonywanie rozliczeń z tego tytułu.


W praktyce ZUS weryfikuje:

• podleganie pod ubezpieczenia społeczne
• wysokość podstawy wymiaru zasiłku chorobowego lub macierzyńskiego.

ZUS typuje podmioty do kontroli poprzez zastosowanie aplikacji w systemie informatycznym, która zawiera algorytmy dokonujące wstępnej analiza ryzyka. Algorytmy zestawia wyniki dotychczasowych kontroli z danymi z systemu informatycznego i typuje płatników, u których prawdopodobieństwo naruszenia przepisów z zakresu ubezpieczeń społecznych jest stosunkowo najwyższe.


Kiedy ZUS najczęściej kwestionuje prawo do zasiłku

Najczęściej ZUS kwestionuje prawo do świadczeń z ubezpieczenia społecznego w sytuacjach gdy:

• umowa o pracę została zawarta na krótko przed zwolnieniem chorobowym lub na krótko przez rozpoczęciem pobierania zasiłku macierzyńskiego;
• nastąpiła istotna zmiana warunków umowy o pracę na krótko przed wystąpieniem ryzyka ubezpieczeniowego (np. zwiększenie wymiaru etatu, podwyższenie wysokości wynagrodzenia);
• pracownik korzystał długotrwale z zasiłków po stosunkowo krótkim okresie faktycznego świadczenia pracy;
• pracownik korzysta z krótszych, ale częstych zwolnień po stosunkowo krótkim okresie faktycznego świadczenia pracy;
• istnieje duża dysproporcja w wysokości wynagrodzenia pracownika w porównaniu z zarobkami innych pracowników zatrudnionych na podobnych stanowiskach lub pełniących podobne funkcje;
• ustalono wysokie wynagrodzenie nieuzasadnione kompetencjami, kwalifikacjami, stażem pracy lub nakładem lub wynikami pracy pracownika;
• na zastępstwo nieobecnego, wysoko wynagradzanego pracownika nie została zatrudniona inna osoba z porównywalnym wynagrodzeniem;
• pracodawca znajdujący się w słabej kondycji finansowej ustanowił wysokie wynagrodzenie na rzez pracownika;
• utworzono nowe stanowisko wyłącznie dla pracownika, który po stosunkowo krótkim okresie faktycznego świadczenia pracy korzysta ze zwolnienia chorobowego lub zasiłku macierzyńskiego;
• pracownik nie posiadał ochrony ubezpieczeniowej bezpośrednio przed zgłoszeniem do ubezpieczeń na podstawie umowy o pracę.

2. Pozorność umowy o pracę
Ustalanie uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych ma na celu weryfikacje, czy nie doszło do obejścia prawa polegającego na tym, że faktycznym celem zawarcia umowy o pracę było uzyskania statusu pracowniczego związanego z obowiązkiem ubezpieczeń społecznych włącznie ze składką chorobową dającą prawo do zasiłku chorobowego lub macierzyńskiego. Z wyroku Sądu Najwyższego z 21 maja 2010 r. (I UK 43/10) wynika, że „[…] umowa jest zawarta dla pozoru, a przez to nie stanowi tytułu do objęcia ubezpieczeniami społecznymi, jeżeli przy składaniu oświadczeń woli obie strony mają świadomość, że osoba określona w umowie jako pracownik nie będzie świadczyć pracy, a podmiot wskazany jako pracodawca nie będzie korzystać z jej pracy, czyli strony z góry zakładają, iż nie będą realizowały swoich praw i obowiązków wypełniających treść stosunku pracy”.  Z pozornością oświadczenia woli, o której mowa w art. art. 83 § 1KC mamy do czynienia, gdy składając „oświadczenie woli o określonej treści strony umowy nie mają w rzeczywistości zamiaru wywołania wynikających z tej czynności skutków prawnych (wyrok Sądu Apelacyjnego w Krakowie z dnia 12 października 2012 r., I ACa 911/12). Dotyczy to zarówno sytuacji, gdy osoba, z którą zawarto umowę o pracę, pracy tej w istocie w ogóle nie świadczyła, ale również gdy wykonywała ją na innej podstawie prawnej niż umowa o pracę. Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 12 lipca 2012 r. (II UK 14/12) wskazał: „Zgłoszenie do ubezpieczenia pracowniczego nie jest skuteczne, jeśli dotyczy osoby, która nie może być uznana za podmiot tego rodzaju ubezpieczenia, ponieważ nie świadczy pracy w ramach stosunku pracy i przez to nie można jej przypisać cech pracownika.”


Zgodnie z art. 22 § 1 KP, przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca – do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem. Innymi słowy, w ramach stosunku pracy praca świadczona jest w warunkach podporządkowania służbowego oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę. Świadczenie pracy w ramach stosunku pracy oznacza, że posiada on specyficzne cechy odróżniające go od zatrudnienia na innej podstawie, przykładowo na podstawie umowy o świadczenie usług lub zlecenia.


Jeśli ZUS uzna, że osoba zgłoszona do ubezpieczeń jako pracownik nie wykonywała pracy w zakresie określonym w treści umowy o pracę, może uznać taką umowę za pozorną, a w konsekwencji, na podstawie art. 83 § 1 KC nieważną. W przypadku zawarcia umowy o pracę, praca powinna być faktycznie wykonywana, a jeżeli nie jest, to mamy do czynienia z pozornością umowy. Natomiast orzecznictwo wskazuje, że jeżeli umowa o pracę jest wykonywana, nawet w znikomym zakresie, nie można uzna, iż mamy do czynienia z pozornością, ale nie można wówczas wykluczyć, iż zawarcie umowy zmierzało do obejścia prawa. W takim przypadku zastosowanie znajduje art. 58 § 1 KC zgodnie z którym czynność prawna sprzeczna z ustawą albo mająca na celu obejście ustawy jest nieważna, chyba że właściwy przepis przewiduje inny skutek, w szczególności ten, iż w miejsce nieważnych postanowień czynności prawnej maja zastosowanie odpowiednie przepisy ustawy.


Celem objęcia ubezpieczeniem społecznym z tytułu stosunku pracy istotne jest, czy strony umowy pozostawały w stosunku pracy na podstawie art. 8 ust. 1 USOS. W tym przypadku nie jest decydujące samo formalne zawarcie umowy o pracę, przygotowanie dokumentacji pracowniczej, w szczególności akt osobowych, wypłata wynagrodzenia, zgłoszenie do ubezpieczenia z kodem pracowniczym, jak również opłacenie składek na ubezpieczenia społeczne oraz zdrowotnej, ale faktyczne i rzeczywiste wykonywanie art. 22 § 1 KP. “[…] [P]odleganie ubezpieczeniom społecznym wynika bowiem z prawdziwego zatrudnienia, a nie z samego faktu zawarcia stosownej umowy, a dokument w postaci umowy nie jest niepodważalnym dowodem na to, że osoby podpisujące go jako strony, faktycznie złożyły niewadliwe oświadczenie woli o treści zapisanej w tym dokumencie” (wyrok Sądu Najwyższego z 19 października 2007 r., II UK 56/07).


3. Na co zwrócić uwagę, aby zminimalizować ryzyko uznania umowy o pracę za pozorną?
Dla wykazania, iż umowa o pracę nie miała charakteru pozornego niezbędne jest przedstawienie dowodów, na to że zatrudnienie było prawdziwe, czyli że pracownik faktycznie pracował w tzw. „reżimie pracowniczym”, a umowa nie była zawarta tylko i wyłącznie w celu uzyskania prawa do zasiłku chorobowego czy macierzyńskiego. Weryfikacji podlega czy decyzja o zatrudnieniu była racjonalna z perspektywy ekonomicznej, przy uwzględnieniu kwalifikacji pracownika. W czasie kontroli dotyczącej wypłaty zasiłku macierzyńskiego ZUS żąda zazwyczaj przedstawienia umowy o pracę oraz innych dowodów potwierdzających faktyczne realizowanie przewidzianych w umowie o pracę obowiązków.


Co warto sprawdzić?

• stanowisko pracy / funkcja wynikająca z umowy o pracę: czy pracownik posiada odpowiednie kompetencje, wykształcenie, kursy dla świadczenia pracy na stanowisku wynikającym z umowy;
• stanowisko pracy / funkcja: kto przed zatrudnieniem pracownika korzystającego z zasiłku realizował zadania (czy było to stanowisko utworzone wyłącznie dla pracownika korzystającego z zasiłków);
• stanowisko pracy / funkcja: kto na czas nieobecności (urlop, zwolnienie lekarskie) przejmuje obowiązki w tym samym wymiarze czasowym i za tym samym (porównywalnym wynagrodzeniem);
• warunki umowy o pracę: jak zostały określone miejsce pracy, czas pracy, system czasu pracy, zakres obowiązków
• jaki jest stosunek wynagrodzenia do pracownika (obrotów) pracodawcy;
• jak przedstawia się wysokość wynagrodzenia pracownika w porównaniu ze średnią krajową;
• pracodawca: czy podmiot faktycznie działa w znaczeniu gospodrczym, czy posiada klientów, zawiera umowy, generuje obrót;
• formalne zatrudnienie pracownicze: akta osobowe: umowa o pracę w formie pisemnej, badania lekarskie, szkolenie BHP, kwestionariusz osobowy dla kandydata i pracownika, informacja o warunkach zatrudnienia, informacja o równym traktowaniu w zatrudnieniu, ocena ryzyka zawodowego oraz pozostała dokumentacja pracownicza
• dokumentacja czasu pracy: listy obecności, ewidencja czasu pracy, wnioski o urlop wypoczynkowy, wnioski o udzielenie zwolnienia od pracy;
• dokumentacja płacowa: listy płac, przelewy na konto pracownika;
• czy są świadkowie oraz dokumentacja (służbowa korespondencja email, dokumentacja papierowa, bilingi rozmów służbowych) na okoliczność potwierdzenia regularnej realizacji obowiązków pracowniczych;
• czy praca była wykonywana w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę i pod jego kierownictwem (czy pracodawca wydawał polecenia służbowe);
• czy istniała faktyczna potrzeba zatrudnienia pracownika i do czasu nabycia prawa do zasiłku wykonywał on swoje obowiązki (określenie zakresu obowiązków, których nie miał kto wykonywać);
• czy po nabyciu prawa do zasiłku inny pracownik przejął obowiązki lub zatrudniono osobę w ramach umowy na zastępstwo (tu: oświadczenie pracownika, któremu powierzono dodatkowe obowiązki lub przedstawienie umowy na zastępstwo);
• brak zaległości z tytułu nieopłaconych składek;
• inne dowody na faktyczne świadczenie pracy;

4. Odwołanie od decyzji ZUS
Po kontroli inspektor ZUS sporządza protokół kontroli, w którym zawarte są dokonane ustalenia wraz z przywołaniem podstawy prawnej oraz wskazaniem dowodów. Po przeprowadzeniu postępowania ZUS w zależności od wyników kontroli może uznać, że zatrudnienie pracownicze było pozorne i miało na celu wyłącznie bezprawne uzyskanie świadczenia z ubezpieczenia społecznego (zasiłku macierzyńskiego lub chorobowego). W zależności od okoliczności sprawy, ZUS może również stwierdzić, że ubezzpieczony w nieuzasadniony sposób zwiększył podstawę wymiaru składek, aby nabyć prawo do zasiłku w wyższej wysokości.


Procedurę postępowania w razie uznania przez ZUS umowy za pozorną określa art. 41 ust. 13 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Powołany przepis przewiduje, że w przypadku gdy ZUS zakwestionuje i zmieni informacje przekazane przez płatnika składek, zawiadamia o tym zarówno pracodawcę, jak i pracownika.


Od decyzji ZUS, który wstrzyma prawo do świadczeń z ubezpieczenia społecznego, zarówno prawo do zasiłku chorobowego czy macierzyńskiego przysługuje odwołanie do sądu ubezpieczeń społecznych za pośrednictwem inspektoratu ZUS, który wydał zaskarżaną decyzję.